Muchas veces, aprovechamos el inicio de año para decir que vamos a alcanzar grandes resultados, lo aprovechamos para trazarnos nuevas metas, alcanzar nuestras viejas metas, si es que ya las teníamos definidas, y otros deciden por primera vez establecerse un plan de vida, y esto es comprensible, ya que cuando uno ve terminar el año, ve los resultados empresariales, repiensa las cosas, y no puede evitar pensar que una gestión pasó y que sigue en el mismo lugar, que no ha evolucionado, o que si lo ha hecho, no ha sido como lo esperaba.
No es malo equivocarse, tampoco es malo tener ambición en la vida, uno debe buscar ser mejor cada día, mejor que uno mismo al menos, para darle un sentido a la vida; en este proceso de querer ser mejor, muchos terminan por frustrarse, esto debido a que no definen qué es ser mejor, no definen claramente qué es lo que quieren lograr, es decir no fueron sinceros en los recursos que necesitarán para su meta (tanto a nivel personal como nivel de conocimientos), tampoco establecen metas claras (si bien es tema para otro post, pero es necesario tener tanto metas como objetivos), al menos para nuestro día a día, es necesario definir.
El proceso de mejora continua parte por una serie de etapas, como ser planificar hacer, verificar y actuar, respecto a estas 4 etapas, quedémonos por un momento en la primera
EL PROCESO DE PLANIFICAR
La planificación es un proceso, es decir una serie de pasos mutuamente relacionados, para alcanzar un resultado; es por esto que si queremos alcanzar algo, debemos siempre partir de planificar, el que improvisa termina haciendo lo que no debe, haciendo lo que no quiere, cuando no puede y con los recursos que no tiene.
Con el fin de partir con lo más básico para poder planificar, tanto a nivel personal como a nivel organizacional, lo primero que hay que hacer es una lista de pendientes
Uno no puede saltar de lo simple a lo complejo así por así, primero tenemos que dominar la técnica, para poder luego ir aumentando el reto, es como cuando uno quiere hacer acrobacias en moto, pero no sabe ni siquiera encenderla, o si uno quiere nadar haciendo movimiento “mariposa” sin parar, sin antes siquiera haber aprendido a respirar por los costados y a dar patadas y brazadas con la técnica necesaria, sencillamente puedes intentarlo, claro que sí, pero no vas a ser exitoso en ello.
Es por esto que el primer paso, para poder dar curso a una buena planificación es establecer pequeños pasos, su no quiere un cambio, el cambio debe partir por uno mismo, establecer pequeños hábitos, que con el tiempo se volverán logros que te motivarán a seguir adelante y, por tanto, a establecer metas mucho más codiciosas, pero, a su vez, alcanzables, ya que tendrás claro qué necesitas para ello y lo que previamente debiste haber definido u obtenido, para hacer ese “gran salto”, que todos esperamos tener en la vida.
PASOS PARA PLANIFICACIÓN PERSONAL
A continuación se establecen 8 pasos para hacer tu lista de pendientes, para darle curso a tu planificación personal, los cuales pueden variar, pero a su vez, sirven para poder empezar:
1 DEFINE TU MEDIO DE PLANIFICACIÓN DIARIO
2 ESTABLECE TU OBJETIVO DEL DÍA
3 ESCRIBE EN UNA AGENDA LAS ACTIVIDADES O TAREAS A REALIZAR
4 PRIORIZA TUS ACTIVIDADES
5 EJECUTA TUS ACTIVIDADES
6 VERIFICACIÓN DE LOGRO DE METAS
7 PONTE UN % DE AVANCE
8 SIGUE MEJORANDO
1 DEFINE TU MEDIO DE PLANIFICACIÓN DIARIO
Parece algo obvio, pero debemos asegurarnos que para poder planificar, tengamos los recursos necesarios, eso es un lápiz o bolígrafo que siempre podamos llevar con nosotros, una agenda, ¡y la voluntad férrea de no olvidarlos en cualquier lugar!, estamos en pleno auge de las aplicaciones (APPS), teléfonos inteligentes con hojas de cálculo electrónicas tanto instaladas como en línea.
Sin importar cuál escojas, ¡Aplícalo!, todo parte de la decisión, y la acción, a través de los pequeños pasos uno va ganando valor.
2 ESTABLECE TU OBJETIVO DEL DÍA
Créanlo o no, pero tener un norte es muy importante, tener una razón para actuar, tener claro qué debo hacer a dónde debo acudir, por qué lo tengo que realizar, es muy importante para motivar a las personas, en este caso a uno mismo, porque si no sabes qué quieres o qué debes hacer o para qué lo debes hacer, normalmente no lo haces, uno tiene que conocer el “para qué” va a realizar sus actividades, comprender el aporte que tienen las mismas para su vida o su bienestar, ten claro por qué vas a hacer las actividades del día, para que te sirva de motivación y comprensión de la importancia que tiene su ejecución para ti.
3 ESCRIBE EN UNA AGENDA LAS ACTIVIDADES O TAREAS A REALIZAR
Es sumamente importante, así como tener el medio, y el objetivo que se quiere alcanzar, tener claras las tareas, a un nivel operativo, es decir para su directa ejecución.
La idea es que estas ideas tengan una correlatividad, es decir, que una sea paso necesario para pasar a la subsiguiente, no siempre logramos esto en todos los casos, pero siempre que existan restricciones de ejecución entre actividades (recursos necesarios para poder ejecutar la actividad ya establecidos previamente), uno debe ir avanzando y liberando las mismas, para poder dar curso a la siguiente actividad.
4 PRIORIZA TUS ACTIVIDADES
Si bien de forma general, al poner un correlativo, de cierta forma estamos priorizando las actividades, pero por una restricción para su ejecución.
En este caso, tiene más que ver con tener claras qué actividades puedes ejecutar, porque te acercan más a tu objetivo del día y cuáles podrías saltar o bien postergar a lo largo del día, de forma que, a pesar de que no se ejecuten de primeras, igual se logre el objetivo principal.
Algunos autores recomiendan separarlas en prioridad baja, media y alta, esto con el fin de que se entiende que las de prioridad alta deben ejecutarse inmediatamente, las de prioridad media no deben dejarse de lado en ningún momento, y la de prioridad baja pueden ejecutarse en cualquier momento del día porque su aporte al objetivo general no es trascendente, así como el tiempo que toman, o los recursos que utilizan, priorizar, es una forma de decidir, y tomar decisiones es un paso muy importante para alcanzar nuestros objetivos personales.
5 EJECUTA TUS ACTIVIDADES
Teniendo claro qué debo hacer, ahora no queda más que tomar la decisión, y ejecutar lo planificado, una tarea acabada es un punto más cerca de nuestra meta, para muchos esta etapa es la primera que quieren hacer, les encanta improvisar porque consideran que planificar “les quita iniciativa”, “les quita creatividad”, “les quita flexibilidad”, pero no es así, la planificación es un acto creativo por excelencia y la misma no es inflexible.
La ejecución es vital, de nada sirve querer, si no vas a hacer lo necesario para lograr lo que quieres, es por esto que tenemos que poner manos a la obra, no se vive de buenas intenciones, ni tampoco de ilusiones, uno solo puede cosechar lo que siembra, y sembrar es hacer, es decir ensuciarse las manos y levantar el polvo.
6 VERIFICACIÓN DE LOGRO DE METAS
No podemos pretender lograr la metas si no medimos nuestro grado de avance, este proceso no tiene sentido si vamos a medir cuando se acabó el tiempo o plazo, cuando se terminó el día y cuando ya no podemos hacer nada más para lograrlo.
Se debe tener un horario de verificación de lo alcanzado, puede ser cada 2 horas para ajustar el paso, o bien al medio día, para que durante el almuerzo, puedas con más calma analizar tus resultados y definir tus acciones, no puedes esperar resultados diferentes si sigues haciendo lo mismo, por tanto se tiene que tomar acción ante cualquier desviación, sea esto acelerar el paso, priorizar actividades, redefinir algo que haya estado mal escrito o mal entendido, modificar medios, etc.
La verificación implica un juicio de valor, si se logró o no se logró la actividad, si se ejecutó o no como había sido definida, o si se hizo, si la misma aportó o no aportó valor a tu objetivo diario.
7 PONTE UN % DE AVANCE
Una vez teniendo las actividades claramente definidas y ejecutadas podemos pasar a medir resultados, una recomendación simple es poner un porcentaje de avance: Total actividades ejecutadas/ Total actividades planificadas, dicho indicador de proceso, nos debería haber ayudado a alcanzar el objetivo del día, es decir el objetivo final, y si no, ¡A incluir las actividades pendientes en tu siguiente plan de tareas!, que esas tareas no se harán por sí solas, tampoco te tienes que sentir mal si no lograste alcanzarlas, forma parte del proceso de mejorar, tener esa tolerancia a la frustración y seguir adelante sin vacilar.
8 SIGUE MEJORANDO
¡No se queda ahí!, ahora es cuando ya estás bien encaminado, teniendo resultados es que uno se motiva mucho más, recuerda que lo que acabas de hacer es de muy corto plazo, quizás para un día o una semana, la recomendación es armarlo para una semana, para una quincena o un mes, y luego poder pasar a planificar actividades mucho más retadoras, mucho más complejas y motivadoras, pero tener los pequeños avances, te harán ver que no es tan difícil como parece, es cuestión de planificarse a uno mismo.
Ahora que tienes 8 pasos para hacer tu lista de pendientes claramente establecidos, en posteriores post, se explicará a detalle algunos aspectos mencionados, que ameritan un mejor detalle de su explicación, las meta mejora continua debe ser parte de tu filosofía de vida, porque ahora el que sobrevive no es el más fuerte, sino que el que sabe adaptarse al entorno, cuando dejas de mejorar, es cuando te empiezan a superar.
y tu, ¿ya has intentado aplicar los 8 pasos para hacer tu lista de pendientes?